提高效率 认识Outlook2007十大改进

   5、彩色类别

    Outlook中的目录可以帮助你组织管理和定位信息。而在Outlook 2007中，它们还添加了彩色。早先版本的Outlook则提供了彩色的旗标来让你区分项目，但它们也只是基于文本的类别。而现在，它们被Outlook 2007的彩色类别所替代。目录的彩色会出现在邮件标题上以及标题列表的“类别”区域中。使用彩色类别的最主要的好处就是让你能够根据它们的类别很快地将不同的项目识别出来。

    要设置一个类别，你可以点击这个项目后再点击工具栏上的“分类”按钮。接着你就可以在出现的下拉列表中选择现有的彩色类别，或者点击“所有类别”来创建和安排一个新的类别。当你第一次使用彩色类别时，Outlook还会让你对其重命名。你只需要在“重命名类别”的对话框中输入一个新的名称之后点击“是”即可。如果你不想对这个类别重命名，则点击“否”。

    你可以利用类别很方便地进行管理和查看。你只需要点击类别标签就可以按照类别的颜色来将项目分组。你也可以使用一个预定义的“分类邮件”搜索文件夹来查找所有已经分类的邮件。

    6、快速单击分类

    在Outlook 2007中的另一个便捷的彩色类别特性就是快速单击分类。这个特性让你能够通过一次简单的点击就为邮件进行彩色分类。

    要设置快速单击分类，只需要点击工具栏上的“分类”后再点击“设置快速单击”打开“设置快速单击”对话框。选中你需要的类别后点击“确定”。要对一个项目应用快速单击分类时，只需要为这个项目点击一次“类别”区域即可。

    7、标志后续接收

    你可能对Outlook的后续特性早已经熟悉了，它能够让你为项目进行后续标志。例如，你可以对一个邮件后续标志让你在第二天记得打一个电话。在Outlook 2007中的一个便利特性就是能够让你为一封邮件标志后续接收。

    例如，假设你想要让接收者对你至本周末发送的邮件作出回复的话，那么，当你准备发送邮件时，点击Ribbon上“选项”内的“后续”按钮，接着选择后续接收。在“自定义”对话框中，你可以在“标志”的下拉菜单中选择你需要的后续操作。接着设定一个提醒日期和时间后点击“确定”。现在，你可以将邮件发送出去了。当提醒的时间到的时候，就会接受到Outlook对相关项目的提醒。

    8、日历重叠

    如果你需要管理多个日历，那么你就真要感谢Outlook 2007中新的日历重叠特性了，它能够让你将多个日历合并到一个单一的视图中。例如，你记录个人约会的日历可能会与业务上的约会的日历分开，或者是你想将运动的日历与工作或四人的日历合并，又或者是在同一个视图中查看两三个组织成员的日历。日历重叠提供了很多方式让你能够避免冲突，或者是完整地制定你的时间表。。

    要合并日历是非常容易的。打开“日历”文件夹，在导航窗格中，钩选中你想要查看的日历。Outlook会并排地将这些日历显示出来。在其中一个次级的日历顶部的名称选项卡上点击右键，选择“以重叠模式查看”。对其它你想要重叠的日历也重复操作。要将日历分开查看，则选择“以并排模式查看”即可。

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