企业知识管理系统选购的25项指标

新客网 XKER.COM 2007-03-30 收藏本文

　　GartnerGroup 为知识管理做了明确的定义：「知识管理为一种通过合作及集成的方法来创造 ( create ) 、采撷 ( capture ) 、组织 ( organize ) 、截取 (access )、使用(use)企业的信息资产，这些资产包括数据库、文档，但最重要的是内隐的专门工艺及个别职工的经验」。

　　『没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品』。您当前可能正在计划选购一套知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我们都希望以下 25 则评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件。

　　选购企业知识管理系统的 25 项评估要点：

　　文档管理 Document Management

　　1. 是否具有数据摘要(Metadata)，纪录数据分类、摘要描述、纪录来源、定义？

　　2. 是否具有文档版本控制、签出／签入 ( checkin / checkout ) 功能？所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中，提供查阅？

　　3. 能否纪录用户对文档的意见，以便进行更改、更新？

　　4. 文档生命周期的管理是否都能自动化？由发布、审核、权限设置，一直到文档过期检查，能结合工作流程工具，自动进行？

　　安全及权限控管 Security

　　5. 系统是否能设置帐号及层次结构式群组能，以便在系统中各子系统应用？

　　6. 是否具有优於 file system 的权限控管功能，对於每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限？并分为群组及个人层级？

　　知识循环 Knowledge Life Cycle Management

　　7. 除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识？例如群组讨论、工作管理等功能？

　　8. 是否提供用户之间交互的工具？例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感？

　　9. 是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值？

　　支持多种数据来源 Multiple Data Source

　　10. 不同格式的数据是否都能被保存於系统中，创建一致的变址卡及关联链接？

　　11. 系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统？

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